¿Serías capaz de identificar los desperdicios en tu departamento?

En un mercado cada vez más globalizado, más veloz y con más información disponible, las empresas, ya sean industriales o de servicios, luchan cada día por no perder su sitio, y ser más competitivos. Pero, ¿qué diferencia a una empresa de otra? En LeanSis tenemos claro que el elemento diferenciador de cada empresa son las personas, son las personas las que realizan los procesos que determinan la competitividad de la empresa.

En la mayoría de empresas industriales la mano de obra directa es la más numerosa, pero, ¿cuál es la mano de obra más cualificada de una empresa? ¿Tiene sentido que los recursos que generan ventajas competitivas tengan desperdicios en su desempeño? Los departamentos como comercial, finanzas, I+D, ingeniería, marketing, planificación, compras … son los responsables de ejecutar la mayoría de procesos de la empresa e interactúan en muchos otros, por tanto, su “buen hacer” determina los resultados de estos procesos y por ende los resultados de la empresa. Llegados a este punto es lógico pensar que cuanto mejor se ejecuten nuestros procesos (menos desperdicios tengan mis prácticas de trabajo), más eficiente es el uso de mis recursos y por tanto la empresa.

En LeanSis además incorporamos la mentalidad de “mejora continua”, tan conocida e implementada en el entorno de Manufacturing a la ejecución de nuestros procesos, es decir, ponemos a pensar a los recursos más preciados de la empresa en cómo mejoramos nuestra manera de hacer las cosas para conseguir maximizar el aporte de valor. Si esta mentalidad y esta forma de trabajar la incorporamos en una organización, apoyándose en unas herramientas Lean, con una rutina de supervisión y una auditoria, todo apunta a que el resultado será excelente.

¿Cómo empezamos a darle forma a esta manera de ver y analizar nuestros procesos, o nuestra forma de trabajar? Pues al igual que existe Lean Manufacturing para entornos de producción existe Lean Office para entornos administrativos. La herramienta por excelencia para la identificación de desperdicios y la mejora de éstos es la rueda de los 7+1 desperdicios. Veamos algunos de los más habituales: Sobreproducción, Inventarios, Retrabajos, Talento, Esperas, Sobreproceso, Transporte y Movimientos.

Empezando por los desperdicios más similares a producción encontramos los retrabajos, uno de mis favoritos, cualquier palabra que empiece por re- suena mal, ¿verdad? Lo primero que debemos pensar es si el cliente estaría dispuesto a pagar por retrabajos. Al menos debemos analizar el por qué se repite para encontrar la causa real que lo ocasiona.

Los desperdicios de sobreproceso son también muy habituales con excesivas revisiones o controles en los procesos de la empresa, estos puntos de control deben estudiarse y optimizarse en función del proceso y la importancia relativa de este, mientras que la sobreproducción viene dada por la dedicación exclusiva a una tarea o tareas cuya finalización no es necesaria de forma urgente y como consecuencia se producen una serie de esperas en el resto de procesos en los que interviene la persona.

Las esperas son el desperdicio estrella en los entornos administrativos, por lo general, al existir procesos con una secuencia  definida (o no) con un tiempo de ejecución en función de las tareas a realizar, cualquier desperdicio ocasiona esperas que retrasan los procesos, incluso generan nuevos desperdicios.

Como os habréis dado cuenta el principal recurso que emplean en estos entornos es el tiempo, los recursos materiales quedan relegados a un segundo plano, y por tanto el hecho de existir desperdicios implica una dedicación no eficiente del tiempo a tareas de nulo valor, un síntoma de este desperdicio son frases como “no tengo tiempo” o “necesito más personal para poder hacer eso”.

Os dejo como apunte el dato de un estudio de Harvard en el que se indica que el 19% del tiempo del personal de oficinas se dedica a la búsqueda de documentos o archivos, tanto físicos como digitales sobre la distribución, para que os hagáis una idea el 20% supone dedicar 1 día completo de trabajo a la semana simplemente a buscar.

Y tú, eres capaz de identificar los desperdicios en los procesos de tu departamento?

El contenido de este documento es propiedad de SGS Productivity by Leansis. No se permite la reproducción total o parcial, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio sin autorización previa y por escrito del titular. La infracción puede constituir un delito contra la propiedad intelectual.