¿Qué es la mejora continua?

La mejora continua tiene como objetivo la mejora de la productividad a través de los procesos de una manera metódica, gradual y constante en el tiempo. Consigue que la compañía sea más eficaz y eficiente, genera una sensación de equipo, ya que involucra a las personas como parte fundamental del proceso, consiguiendo además de mejoras en la productividad y un entorno de trabajo más satisfactorio para los propios empleados, menos cansado y más seguro.  

La mejora continua y el Lean, quién es quién

La mejora continua, conocida como kaizen es una metodología que se aplica a los procesos productivos de la compañía, en la que, a través de pequeños cambios, pequeñas mejoras, de manera constante y sostenida en el tiempo se acumulan grandes beneficios en el largo plazo. Kaizen es un término japonés que significa «cambiar a mejor», esta filosofía de negocio se introdujo en los 80 en Toyota y fue exportada en occidente 1986 por Masaaki Imai en su conocido libro Kaizen: La clave de la ventaja competitiva japonesa. Kaizen y lean son términos que a menudo van ligados, pero son en realidad dos conceptos diferentes que pueden usarse conjuntamente en la búsqueda de la mejora de productividad. El lean, traducido como «manufactura esbelta» o «producción ajustada», es un modelo de negocio, mientras que kaizen o mejora continua puede definirse como una filosofía y una metodología de trabajo. Las compañías utilizan la producción ajustada para reducir residuos y mejorar la calidad y la satisfacción del cliente y el kaizen para crear un entorno de trabajo en el que se incentiva y alienta la mejora continua para alcanzar los objetivos del lean y su reducción del desperdicio. El kaizen se considera a menudo un término paraguas, ya que las herramientas y estrategias que utilizan para impulsar la mejora continua pueden utilizarse para objetivos en el área de producción y en el resto de la compañía.  

Los objetivos de la mejora continua

En la filosofía de la mejora continua se busca mejorar la calidad y los plazos de entrega, estandarizar los procesos para utilizar eficientemente los recursos y eliminar todo aquello que no aporta valor en esos procesos. Los objetivos son obvios para cualquier compañía y no son exclusivos de la metodología kaizen, por tanto, la diferencia estriba en la forma de alcanzarlos. La mejora continua propone cambios que se producen de manera constante en el tiempo y que se van consolidando, esas mejoras en muchos casos serán pequeñas evoluciones, pero evoluciones que pueden tener un gran impacto en el futuro y en la consecución de nuestros objetivos. A parte del valor incremental de esas pequeñas constantes mejoras, un concepto importante subyace en la metodología kaizen es la idea de cualquier empleado es susceptible de crear una mejora en cualquier momento, contribuyendo de manera directa al beneficio y la mejora del negocio. Además, el hecho de que el propio trabajador sea consciente de su contribución genera un refuerzo en el compromiso que tiene con la compañía y con esta forma de trabajo. La estrategia de mejora continua implica a los trabajadores de los diferentes niveles de la organización, para colaborativamente abordar un problema y mejorar los procesos. Al ser parte directa de los procesos están capacitados para identificar y resolver los problemas aportando su visión de primera mano, lo que fomenta además la cultura de la participación y contribución. Por tanto, la comunicación y la formación son dos ejes fundamentales en la metodología de la mejora continua, aportando el conocimiento de cómo funciona la metodología y sus reglas y por otro lado involucrando y haciendo partícipe del impacto de la mejora continua a toda la compañía. 

Cómo implementar un sistema de mejora continua en la empresa 

La implementación de una nueva forma de trabajo, abrazar la idea de la búsqueda de la mejora continua requiere comunicación, puesta en práctica y optimización de los procesos, es por tanto un proceso que evoluciona en el tiempo.  

Comunicación e implicación del equipo en la mejora continua 

Como hemos mencionado uno de los ejes de la mejora continua es la implicación de los equipos responsables de los procesos, ellos pueden detectar de primera mano las ineficiencias y el desperdicio e incluso sugerir los cambios necesarios. La comunicación entre la dirección y los empleados es fundamental para hacerles partícipes de su capacidad para generar un impacto en la compañía, que se sientan involucrados y motivados y para canalizar de una manera organizada esa información que poseen y las ideas que puedan generar.  

La capacidad de encontrar aquellas áreas susceptibles de mejora 

Aplicar la mejora continua a nuestros procesos, sí, pero por dónde empezar. Por el principio, que es tan sencillo como detectar, analizar y catalogar todos los problemas y todos los procesos que necesitan mejoras. Una vez entendidos los problemas necesitamos priorizarlos, decidir por cuales queremos empezar ese proceso de mejora sostenida y constante en el tiempo, de mejora continua, por el que progresivamente iremos avanzando en la solución del resto de los problemas detectados e incluso en la mejora de nuevo de los ya “solucionados”.  

Buscar soluciones implementarlas y consolidarlas  

Una vez detectados las áreas de mejora, el siguiente paso es buscar soluciones. Las sugerencias de los empleados involucrados en los procesos son una fuente de información muy valiosa para aquellos personas formados en la mejora continua con la responsabilidad de solucionar problemas. Idealmente dedicar miembros del equipo con un perfil solucionador de problemas y con experiencia y dotarles del tiempo específico y recursos nos facilitará generar opciones de mejora. Una vez definidas las posibles soluciones necesitamos planificar su implementación y ponerlas en práctica de manera progresiva aprendiendo en el propio proceso, comprobando si nuestra forma de trabajar está realmente teniendo impacto y si esa mejora continua está generando resultados medibles y son los deseables. Es también importante comunicar al resto del equipo, hacerles partícipes de los avances y cómo se pueden consolidar estandarizando ese proceso. Elegir un área de la compañía, un piloto, en el que implementemos por primera vez esta forma de trabajar antes de intentar hacerlo simultáneamente en toda la organización es fundamental. Nos servirá de aprendizaje facilitándonos el proceso de implementación cuando lo ampliemos al resto de la compañía. 

Herramientas para la mejora continua

De una manera más estructurada, recopilamos algunas de las herramientas más comunes utilizadas para la mejora continua: 

Clico PDCA, Planificar – Hacer – Comprobar – Actuar, es una metodología, un ciclo continuo, que utilizamos para comprobar las hipótesis de mejora continua que hemos planteado y aplicar los cambios que ha generado. Identificamos el problema su posibles causas y soluciones. Implementamos el plan de solución y verificamos si ha tenido el efecto deseado. Normalizamos el cambio cuando este ha tenido un efecto positivo.   

Los eventos Kaizen, se utilizan para poner en práctica una mejora en un proceso. Se planifican con anterioridad, se definen claramente lo pasos, se selecciona al equipo responsable del evento y de decidir si los cambios tienen o no éxito.  

Círculos de calidad es una manera de involucrar a los empleados de todos los niveles de la compañía, que como hemos mencionado es una de las bases del kaizen, puesto que ellos son los expertos en muchos de los procesos que realizan habitualmente. Los círculos de calidad están formados por personas de determinadas áreas y un supervisor, se utilizan para fomentan la mejora continua utilizando ciclo PDCA como metodología de trabajo.  

Los cinco porqués, busca identificar la raíz del problema a través de preguntas sucesivas con las que trazamos una línea que profundiza en el análisis del problema hasta identificar su origen. 

Los beneficios de la mejora continua

Muchos son los beneficios directos de la mejora continua, los más evidentes son el rendimiento del equipo, el aumento de la productividad, ser capaces de identificar aquellas áreas que pueden aportar más crecimiento, reducir costes o plazos de ejecución y mejorar la calidad. Pero su implementación puede aportarnos más, puede tener un efecto indirecto en cómo definimos y utilizamos las métricas como parte fundamental de los procesos, en cómo documentamos esos procesos y en cómo definimos con claridad las prioridades de la organización. El refuerzo de la colaboración entre departamentos y en los propios equipos, en los que puede aflorar la capacidad de liderazgo y la responsabilidad que cada empleado, son también beneficios que genera la mejora continua. Aunque el kaizen se asocia con la automoción porque fue este sector en el que inicialmente se implementó, en realidad la mejora continua no se limita a ningún sector ni siquiera a un área de la compañía. En SGS Productivity by Leansis hemos asesorado y formado a empleados de diferentes sectores y áreas de negocio que han implementado la mejora continua con éxito, desde hace años. Nuestra experiencia y sobre todo los resultados en nuestros clientes confirman que la mejora continua no es exclusiva de la industria del automóvil ni de los procesos productivos, puede contribuir a la excelencia y la mejora de la productividad en otros sectores y áreas de la compañía con tanto éxito como lo hizo en su momento en Toyota.  

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