¿Cómo gestionar los riesgos de tu negocio?

Cuándo has tenido algún problema o incidente en tu negocio, en tu proyecto o en los procesos que gestionas o ejecutas, ¿te has preguntado si lo habías previsto? ¿te ha pillado preparado o desprevenido? ¿has reaccionado con agilidad? ¿podías haberlo gestionado mejor? En un entorno VUCA (Volatilidad, Incertidumbre, Complejidad y Ambigüedad) como el que tenemos actualmente, es esencial saber anticiparse a los sucesos potenciales que pueden sucederte y que pueden impactar en tus resultados. Es la gestión de riesgos y oportunidades que desarrollamos en este artículo.

Pocos procesos, actividades, proyectos o negocios se desarrollan en un entorno de certidumbre plena. Seguramente te gustaría tener garantías de que las cosas te van a salir siempre como quieres, pero por desgracia suelen ocurrir y ocurren sucesos que te pueden afectar, bien negativamente (riesgos) o bien positivamente (oportunidades). Cuando tienes certeza de que estos sucesos van a ocurrir, deberías planificar y estandarizar acciones, como hechos ciertos que son. En cambio, cuando hay incertidumbre sobre tales sucesos y sus consecuencias potenciales, deberías llevar a cabo una gestión de riesgos y oportunidades.

Una definición amplia de riesgo contempla tanto impactos negativos (clásicamente denominados riesgos “a secas”) como impactos positivos (de manera más extendida denominada como oportunidades).

¿Por qué puede serte útil gestionar los riesgos del negocio?

Con una buena gestión de riesgos podrás:

• Tomar conciencia de los sucesos que te pueden afectar en el futuro.
• Saber cuán importante son los riesgos a los que estás expuesto.
• Priorizar y planificar las actuaciones a llevar a cabo según la magnitud de los riesgos.
• Definir planes de contingencia que definan cómo reaccionar si un riesgo se materializa.
• Aprovechar las oportunidades que se presenten.
• Evitar las actuaciones improvisadas y tener la situación bajo control.
• Dimensionar las holguras de tiempo en tu proyecto (buffers), o incluso dimensionar el presupuesto (reserva de contingencia / reserva de gestión).
• Demostrar a tus clientes capacidad, estabilidad, seguridad, resiliencia y garantía de respuesta.

¿Dónde puedes aplicar la gestión de riesgos?

• En un proceso (p.e.: un proceso de Compras, una Línea de envasado, un proceso de mantenimiento, etc.).
• En un departamento (p.e.: Producción, Logística, I+D, Calidad, etc.)
• En un negocio (a nivel global y estratégico). Riesgos empresariales.
• En un proyecto (de inversión, de mejora, de adquisición, etc.).
• En un despliegue estratégico.

¿Cómo puedes llevar a cabo la gestión de riesgos?

Sea cual sea el alcance, procura seguir un método sistemático. La gestión del riesgo debe ser entendida como un proceso y, por tanto, puede estandarizarse.

La gestión de riesgos tiene unas etapas fundamentales.

1. Establece el contexto y alcance. ¿Tienes claro quiénes van a participar? ¿cómo vas a estructurar/ordenar la identificación y evaluación de riesgos? ¿qué parámetros y criterios vas a considerar para estimarlos? ¿cuáles son los niveles de aceptabilidad?
2. Identifica cada uno de los riesgos dentro del alcance que hayas establecido. Puedes basarte en datos históricos, conocimiento del equipo, procedimientos, etc. ¿Sabrías describir un riesgo? Una buena descripción te facilitará su estimación y evaluación.

3. Analiza cada riesgo para estimar su magnitud sobre la base de unos parámetros predefinidos que te permitan dimensionar la gravedad de las consecuencias (por ejemplo, en calidad, coste y plazos -QCD-) y la probabilidad de ocurrencia (teniendo en cuenta la capacidad de detección).

4. Evalúa los riesgos comparando cada uno de ellos con los niveles de aceptabilidad para priorizarlos.

5. Determina el tratamiento a dar a cada riesgo, según el resultado de la evaluación. Cuando hablamos de riesgos con impacto negativo, suelen tipificarse en eliminar, reducir, transferir o aceptar. Pero no te olvides de las oportunidades, donde también podemos tipificar los tratamientos: explotar, mejorar, compartir o aceptar. El resultado del proceso lo puedes plasmar en un plan de riesgos para poder hacer un registro y un seguimiento controlado. Utiliza un formato sencillo pero manejable. Una hoja de cálculo puede ser suficiente para tenerlo todo bajo control y poder gestionarlo.

¿Existen normas/modelos sobre gestión de riesgos?

• Tienes a tu disposición la norma internacional ISO 31000, que recoge principios y directrices para la gestión de riesgos) y también la IEC 31010, que incluye técnicas para la apreciación de riesgos. En esta última encontrarás técnicas sencillas como la tormenta de ideas, método Delphi o entrevistas estructuradas, técnicas más precisas como el AMFE (de producto, de proceso, de máquinas, de negocio, etc.), HAZOP, SWIFT (técnica estructurada “¿y si…?”), Árbol de Fallos, etc., y otras más complejas como el análisis Markov o simulación Monte-Carlo.
• También en la Guía PMBOK de Project Management Institute puedes encontrar una buena referencia para la gestión de riesgos en proyectos.

Eso sí. Se trata de referencias muy completas, pero también muy extensas y detalladas. Ten cuidado con no perderte en la literatura. A final, el concepto y enfoque son sencillos.

Las 5 claves de una buena evaluación de riesgos

De nuestra experiencia en gestión de riesgos y oportunidades en proyectos destacamos:

1. Parte de un equipo de personas con conocimientos en el proceso, proyecto o negocio a analizar.
2. Ten predefinidas las categorías o familias de riesgos (por ejemplo, usando la técnica de las 5M, las etapas del proceso, etc.) y realiza una tormenta de ideas por cada categoría o familia.
3. Usa escalas de cuantificación sencillas. Si las escalas contienen niveles de apreciación subjetiva, trata de eliminar el posible sesgo con la puesta en común y consenso.
4. Para entornos de gestión de riesgos más complejos, puedes usar herramientas específicas como: AMFE, HAZOP, Árbol de fallos, etc.
5. En todo caso, recuerda: para procesos/proyectos sencillos, aplica métodos y criterios sencillos, pero asegura una buena participación.

En resumen, no olvides que la suerte está con quien se prepara, por lo que no dejes tu negocio, proyecto o proceso a la improvisación. Anticípate a la jugada. Si quieres saber más sobre cómo implementar estos principios de manera sostenible en tus equipos de trabajo fórmate en nuestras escuelas:
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