Los equipos de trabajo tienen un límite de rendimiento que es consecuencia de factores de diseño de estos equipos y no de la capacidad técnica de las personas que lo integran. En este artículo explicamos los factores prioritarios de rendimiento y productividad a la hora de diseñar equipos de trabajo. El trabajo en equipo es hoy una necesidad imperativa para afrontar con garantías de éxito la alta complejidad de los productos y de los procesos y se hace además necesario en múltiples actividades, áreas de la empresa y momentos dentro del ciclo de vida de los productos:

• En el desarrollo de nuevos productos, procesos y servicios.
• En las tareas operativas de la planta de producción.
• En los grupos o talleres de mejora de procesos.
• En la resolución de problemas.
• En la gestión de cambios.
• En la gestión directiva de una empresa.
• En el despliegue y gestión estratégica.

Preguntas frecuentes a la hora de diseñar un equipo competitivo de trabajo

A la hora de diseñar equipos competitivos de trabajo surgen muchas preguntas, tanto relativas al propio diseño del equipo como desde la perspectiva de la satisfacción del cliente.

• ¿Qué factores comunes de diseño de los equipos de trabajo maximizan el rendimiento en todos estos escenarios?
• ¿Qué factores confieren de autonomía y agilidad a un equipo de trabajo?
• ¿Cómo gestionar la incertidumbre y las dificultades en el entorno de trabajo?
• ¿Cómo garantizar la utilización y generación de nuevo conocimiento en la empresa?
• ¿Cómo asegurar la satisfacción del cliente?

Las respuestas a las preguntas las encontramos en los 10 principios clave para diseñar un equipo de trabajo de alto rendimiento.

10 principios clave a tener en cuenta a la hora de diseñar un equipo competitivo de trabajo

De nuestra experiencia en diseño de equipos de trabajo en sectores tan diferentes como moda, alimentación, defensa y espacio, construcción, sanidad… resumimos los 10 principios clave a tener en cuenta:

1. Visión 360º. En el equipo de trabajo está representado la globalidad del negocio objeto de la constitución del equipo de trabajo de manera que la toma de decisiones se hace en condiciones de certidumbre y en el momento necesario. Existen objetivos y medibles claros y sencillos para el equipo alcanzables dentro de esa visión 360º. ¿os imagináis un equipo scrum sin función de validación?, ¿os imagináis un equipo de proyecto sin función comercial/ventas?, ¿os imagináis un GAP sin autonomía de cambio de referencia?, tampoco un comité de dirección sin la dirección de compras…

2. Espacio y tiempo. El equipo de trabajo comparte al mismo tiempo un espacio físico común tanto para el trabajo en equipo como para el trabajo individual. El espacio y el tiempo compartido favorecen la productividad y la agilidad.

3. Integración y liderazgo. Existe un único líder del equipo de trabajo que integra a todas las personas, facilita, arbitra y toma decisiones en favor del beneficio global. Es el rol del product owner, del jefe de proyecto, del coordinador del GAP, del supervisor, del director general. Allá donde haya un equipo de trabajo, debe haber un líder.

4. Efecto Ringelmann. Existe un máximo de integrantes para maximizar el rendimiento de los equipos de trabajo definido por el principio de Ringelmann. No es casualidad que las directrices de equipos de dirección, equipos Scrum, GAPs, equipos de proyecto preconicen los mismos límites. Si los equipos de trabajo requieren de más integrantes entonces adoptaremos soluciones de equipos de trabajo coordinados por un equipo de trabajo superior o equipos de equipos de trabajo.

5. Menos, es más. Si hay un número máximo de integrantes de un equipo de trabajo, cuantas menos personas integren el equipo, mejor. Cada nuevo miembro de un equipo de trabajo es una interacción adicional a gestionar que implica necesariamente una pérdida de productividad.

6. Excelencia técnica. Cada integrante de un equipo de trabajo tiene la responsabilidad de garantizar a sus compañeros y de poner a disposición del equipo las mejores y más adecuadas prácticas existentes en el área de conocimiento que representa y es autónomo en la validación de su trabajo, en línea con el principio básico de calidad del “autocontrol”.

7. Cooperación. Trabajo sincero en equipo. Existe una gran diferencia entre colaborar y cooperar, colaborar es trabajar con otra u otras personas en la realización de una obra, cooperar es obrar conjuntamente con otro para conseguir un mismo fin. Cooperar implica eliminar barreras, dejar de hacer lo mío para ayudarte en lo tuyo, ceder de manera proactiva en mi beneficio local por el bien global.

8. Estabilidad. El equipo de trabajo debe desarrollar su propia entidad, encontrar sus mejores formas de hacer, generar su propia comunicación… de manera que ciclo tras ciclo acabe siendo más productivo, predictivo, ambicioso y consiga retos y objetivos mayores. Este aprendizaje lo da el tiempo y los ciclos vividos. los integrantes del equipo de trabajo y el equipo en global se sentirá más comprometido y previsor cuando es conocedor que al final del ciclo o de los ciclos nadie más que ellos mismos afrontarán las consecuencias del resultado del trabajo (“shadow of future”) Es un factor fundamental en la generación de “conocimiento” para la persona y para la empresa La rotación y falta de estabilidad en los equipos de trabajo dinamitan estas ganancias.

9. Visión objetivable de principio a fin. Es el principio por el que los equipos de trabajo visualizan y trabajan desde el primer día por el resultado final del largo plazo, el resultado sostenible, no la mejora cortoplacista frugal del hoy o del mañana (“end to end view”). El equipo de trabajo debe poder proyectar ese resultado futuro de manera continua y conscientemente trazar el plan desde la situación actual hasta la situación futura deseada tomando las decisiones adecuadas ante riesgos de desviaciones de la proyección final.

10. Integrar la voz del cliente. El equipo de trabajo no tiene visión 360º si el cliente no forma parte del equipo de trabajo. Hay muchas maneras de integrar la voz del cliente, idealmente el equipo de trabajo debería sentarse en el sofá del salón del cliente, y todo lo que nos desviemos de esta visión será improductivo y generará desperdicios. Si el cliente no tiene un sofá para nosotros, entonces le pondremos una silla para que trabaje junte con nosotros o pediremos a alguien del equipo que represente de la manera más directa posible la voz del cliente, porque el cliente lo es todo.

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